Wybór miejsca na zorganizowanie konferencji ma kluczowe znaczenie dla jej charakteru i przebiegu, dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji należy rozważyć wszelkie zalety i wady danej lokalizacji. Tym, co w szczególności powinno zwrócić naszą uwagę, jest łatwość dojazdu, prestiż oraz, oczywiście, adekwatna do oferowanych warunków cena. O tym, jaka lokalizacja będzie w naszym przypadku najbardziej optymalna, decyduje kilka czynników.
1. Liczba delegatów
Podstawową sprawą jest kwestia ilości uczestników oraz to, czy musimy zapewnić im nocleg. Jeżeli w konferencji ma uczestniczyć 30 osób, zamieszkujących w tym samym mieście, sprawa jest prosta – wystarczy nam niewielka, klimatyzowana sala, jaką dysponuje większość hoteli. Jeśli natomiast uczestników będzie kilkuset i przynajmniej część z nich przyjedzie z daleka, będziemy potrzebowali nie tylko znacznie większej sali konferencyjnej, ale również odpowiedniej bazy noclegowej; w takim przypadku, poszukiwania miejsca najlepiej rozpocząć kilka lub nawet kilkanaście miesięcy przed wydarzeniem.
2. Profil delegatów
Niezmiernie ważną rzeczą jest nie tylko ilość, ale również profil delegatów, od którego zależeć będzie nie tylko prestiż miejsca, które musimy zarezerwować, ale również jakość oraz rodzaj posiłków. Organizując konferencję dla dyrektorów czy managerów wyższego szczebla, przyzwyczajonych do pewnego poziomu, nie możemy zejść niego – w przeciwnym wypadku, nasza konferencja wywoła jedynie niesmak i irytację.
3. Dzień tygodnia
Kolejnym aspektem, jaki musimy rozważyć, jest wybór konkretnego dnia tygodnia. Co naturalne, za wynajem sali konferencyjnej oraz pokoi w weekend będziemy musieli zapłacić więcej, niż w dni powszednie. Warto rozważyć taka tańsza opcję, zaś zaoszczędzona kwotę przeznaczyć na przygotowanie dobrej jakości materiałów konferencyjnych lub na upominki dla delegatów. Taki gest z pewnością zostanie doceniony oraz podniesie prestiż wydarzenia. Co więcej, organizacja wydarzenia w środku tygodnia nie rujnuje planów weekendowych uczestników, ponieważ w tym terminie i tak byliby w pracy – jest więc duża szansa, że znacznie chętniej odpowiedzą na nasze zaproszenie.
4. Odległość
Ważnym parametrem jest odległość od miejsca zamieszkania lub pracy delegatów, przy czym niekoniecznie najbliższa lokalizacja będzie najbardziej trafiona. Jeżeli naszym priorytetem jest wywołanie w uczestnikach konferencji poczucia nagrody, wówczas wręcz wskazane jest, by odbyła się ona w odległym, może nawet egzotycznym miejscu. Oczywiście, odległość powinna być tak oszacowana, by dojazd nie zajmował więcej czasu, niż sam pobyt, więc bardzo odległe lokalizacje najlepiej sprawdzają się w przypadku konferencji kilkudniowych, połączonych z integracją uczestników.