Chcesz zorganizować branżową konferencję lub duże szkolenie? Poszukujesz idealnej sali konferencyjnej, ale nie jesteś pewien, jak podejść do tego tematu i na jakie aspekty zwracać uwagę? Nie martw się! Czytaj dalej, a na pewno dowiesz się wszystkiego, na co powinieneś w tym wypadku w pierwszej kolejności zwrócić uwagę!
Przede wszystkim, na samym początku warto zastanowić się, jak duże wydarzenie będziemy organizować. Ile osób będzie na nie zaproszonych, ile faktycznie je odwiedzi? To informacja podstawowa, na jej podstawie będzie dokonywał lub dokonywała pierwszej selekcji wszystkich sal konferencyjnych. Pamiętaj, żeby nie decydować się na salę „na styk” – jeżeli okaże się, że osób będzie chociaż trochę więcej, to miejsca może braknąć lub po prostu będzie ciasno, co z jednej strony będzie dla wszystkich mało komfortowe, z drugiej – pozostawi wśród gości niesmak.
Przestrzeń
Biorąc pod uwagę wspomnianą już liczbę osób, zwróć uwagę na inną przestrzeń, która może być niezbędna. Odpowiednia scena do wystąpień, miejsca na stoły, część wystawiennicza czy miejsce na catering – pamiętaj, że to wszystko musi się zmieścić! Jeżeli miejsca okaże się za mało, to goście będą po prostu gnieść się, co na pewno nie wywoła uśmiechu na ich twarzach. Samo miejsce na wystąpienia jest niezbędne, aby było ne atrakcyjne dla odbiorców.
Lokalizacja
Kiedy już wiemy, jak wiele miejsca będzie nam potrzebne, musimy zdecydować się na najbardziej optymalną lokalizację. Pamiętajmy, że w takim przypadku każde rozwiązanie może mieć plusy, jak i minusy. Przykładowo, sala konferencyjna w centrum dużego miasta, w prestiżowej lokalizacji, będzie na pewno kosztownym rozwiązaniem. Z drugiej strony – niska cena również będzie prawdopodobnie wiązała się z ograniczeniami. Pamiętajmy jednak, że miejsce musi być po prostu dobrze skomunikowane np. z dworcem. Najlepiej zwróćmy uwagę na naszych gości i zastanówmy się – czy zdecydują się na podróż samochodem, pociągiem czy np. samolotem? Dzięki temu może okazać się, że idealna lokalizacja wcale nie będzie w centrum miasta a wystarczy, że blisko będzie zjazd z najbliższej autostrady. W takim wypadku należy również pamiętać o tym, aby parking pomieścił odpowiednią liczbę samochodów!
Zaplecze techniczne
Zawsze powinniśmy pamiętać, że komfortowe warunki oraz sama lokalizacja nie są jeszcze gwarantem sukcesu danego szkolenia czy też konferencji! W tym przypadku kluczowe będzie również zaplecze techniczne. To dzięki niemu całe wydarzenie przebiegnie sprawnie oraz atrakcyjnie, a konkretne osoby będą mogły w atrakcyjny sposób prezentować swoje wykłady czy szkolenia. Odpowiednie nagłośnienie, bezprzewodowy mikrofony, do tego rzutniki i cała reszta sprzętu elektronicznego – nie zapominajmy, aby wszystko to sprawdzić przed zdecydowaniem się na daną salę konferencyjną.
W tym wypadku nie można zapomnieć również o osobie, która będzie za to odpowiadała. W końcu nie każdy z organizatorów musi dobrze znać się na takim sprzęcie. Dlatego ważne jest, abyśmy mieli do dyspozycji osobę, która pomoże nam w razie wszelakich problemów. Dodatkowo, zawsze możemy również przywieźć swój sprzęt. W przypadku jego montażu również musimy uwzględnić specyfikę danego miejsca (np. możliwości instalacji elektrycznej) – w takim przypadku również bardzo dobrym rozwiązaniem będzie posiadanie pracownika danego obiektu, który będzie nam służył pomocą.
Możliwość noclegu
Nie jest to,może, kwestią kluczową, ale jeżeli organizujemy wydarzenie, które trwa kilka dni lub goście po prostu przybędą na nie z daleka, warto mieć również możliwość noclegu w danym miejscu lub w jego bliskiej okolicy. Dzięki temu każdy, kto będzie chciał, nie będzie musiał szybko wracać, lecz będzie mógł odpocząć i wyruszyć w drogę powrotną np. następnego dnia. Na pewno wielu gości doceni taką możliwość, dlatego warto o niej pomyśleć!
Sala konferencyjna w okolicach Lublina
Jeżeli poszukujecie takiego obiektu w Lublinie lub jego okolicach – koniecznie sprawdźcie Dworek Arkadia w Piotrowicach. To nowoczesny obiekt, który spełni wszystkie oczekiwania nawet najbardziej wymagających gości. Oferuje dużo miejsca i przestrzeni, fachową obsługę, profesjonalne zaplecze tech liczne czy wspomnienie miejsca noclegowe. Po więcej informacji odsyłamy oczywiście na ich stronę internetową!