Bez względu na to, czy organizujemy spotkanie firmowe, czy też szkolenie dla naszych pracowników, nie powinniśmy zapominać o tym, że wykorzystanie potencjału jego uczestników nie zależy wyłącznie od prowadzącego. Warunki panujące tam, gdzie zaprosiliśmy pracowników i kontrahentów, powinny sprzyjać kreatywności oraz skupieniu. Nietrudno zatem domyślić się, że znaczenie idealnej sali, w której organizowane są szkolenia jest ogromne. Nawet, jeśli pomieszczenie odpowiada nam swoją wielkością, nie oznacza to wcale, że korzystanie z niego przyniesie oczekiwane rezultaty. Już choćby z tego powodu warto przyjrzeć mu się krytycznie.
Na pierwszy plan wysuwa się swoboda przemieszczania się, pamiętajmy więc, że powinna być ona zagwarantowana każdej osobie korzystającej z pomieszczenia. Jeśli podejście do tablicy będzie wiązało się z koniecznością przeciskania się między krzesłami, najprawdopodobniej nawet osoby najbardziej kreatywne zaczną zastanawiać się nad tym, czy ich zaangażowanie ma sens. Już na wstępie ustalmy wiec, ilu osób się spodziewamy, w dalszej kolejności zaś oceńmy, czy ogrzewanie i wentylacja pomieszczenia zasługują na miano prawidłowych. Kilkanaście osób w jednym pomieszczeniu może dawać się sobie wzajemnie we znaki, a trudno mówić o powodzeniu szkolenia, gdy jego uczestnicy zastanawiają się przede wszystkim nad tym, jak je dyskretnie opuścić. Naturalnie, idealnym rozwiązaniem jest klimatyzacja oraz możliwość regulowania ogrzewania. Innym czynnikiem, którego nie wolno nam ignorować jest akustyka pomieszczenia.
Osoby, które zabierają głos, powinny być dobrze słyszane, wskazane jest przy tym, aby do sali nie przedostawały się odgłosy z zewnątrz. Pamiętajmy też o tym, jak ważne jest oświetlenie. Tu również za idealną uznajemy sytuację, w której do pomieszczenia wpada światło dzienne, nie zapominajmy jednak, że w pochmurny dzień nic nie zdopinguje do pracy tak skutecznie, jak dobrze dobrane oświetlenie sztuczne. Cień nie może zaciemniać stołów, w niektórych salach mamy więc do czynienia jeśli nie regulatory natężenia światła, to przynajmniej osobne włączniki do poszczególnych jego źródeł. Ważnym rozwiązaniem są też rolety w oknach, a także możliwość przyciemnienia światła podczas prezentacji multimedialnych. Pamiętajmy również o znaczeniu wyposażenia sal. Tu kluczowe znaczenie mają meble, warto więc zainwestować w lekkie stoły, które można przestawiać z jednego miejsca w inne, a także w wygodne krzesła. Estetyka musi iść przy tym w parze z funkcjonalnością.